C’è uno spazio che frequentiamo ogni giorno che forse più di ogni altro dovrebbe evocarci il concetto di archivio: la rete. Ogni giorno navighiamo, condividiamo, postiamo ma che fine fanno le nostre attività, i nostri ricordi e soprattutto i nostri siti Internet?
Sempre di più il ruolo dei siti web, in particolare quelli delle Pubbliche Amministrazione e degli Istituti Culturali hanno giocato un ruolo fondamentale nel veicolare informazioni, dati e procedimenti.
Alle funzioni istituzionali si devono aggiungere anche le esigenze di trasparenza della funzione amministrativa.
Una istituzione rappresenta le sue funzioni e la sua organizzazione con il proprio sito web.
Cosa succede quando i siti web cambiano radicalmente? Cosa succede quando le organizzazioni si ristrutturano e cambiano forma?
Già nel 2009 Stefano Vitali[1], attuale direttore dell’ICAR, poneva come prioritaria la necessità di curare la conservazione dei siti web con particolare riferimento a quelli di tipo istituzionale. Sulla conservazione dei siti web, scontiamo sicuramente tre lustri di ritardo rispetto agli altri paese europei e del resto del mondo. Il non aver trattato questo problema nel corso degli anni con opportune politiche di gestione ha fatto sì che contenuti web si siano persi e non saranno più recuperabili. Diventa fondamentale porsi il problema della conservazione dei siti web e definire un modello per la loro conservazione nel tempo e per garantire l’accessibilità nel tempo dei contenuti a scopo di studio e ricerca.
Noi ce lo siamo chiesti come Istituto quando, nel 2015, le due Soprintendenze archivistiche, dell’Umbria e delle Marche, furono accorpate. Nacque un nuovo sito, ma era impensabile perdere il lavoro di anni: quello che avevamo condiviso e “archiviato” nei nostri rispettivi siti Internet.
La soluzione giusta arriva grazie all’esperienza dell’ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, che aveva sviluppato per la conservazione del suo sito Internet precedente.
Come potete vedere nella nostra sezione del sito dedicata al nostro Progetto di Web Archiving i siti precedenti dei nostri due Istituti sono perfettamente fruibili.
Il Web Archiving
Il primo obiettivo di un processo di web archiving è quello di conservare un sito web nel lungo periodo, in modo da restituirlo nel modo più fedele possibile alla sua forma originale, mantenendo informazioni sulla sua struttura, sui diritti d’uso dei contenuti e sui realizzatori. E’ importante nella conservazione dei siti si devono trattare documenti e aggregazioni documentali che hanno specificità, caratteristiche, formati propri e relazioni ben consolidate già a partire dalla loro creazione o determinate durante il loro processo di gestione documentale. Nel caso della conservazione dei siti web, si ha una notevole complessità data sia dal numero delle pagine costruite dinamicamente dal sistema di content management sia dal numero enorme di relazioni fra documenti di formati diversi e fisicamente disponibili anche in sistemi diversi.
Le immagini, i documenti, i codici sorgenti, i fogli di stile devono essere conservati nel loro formato specifico insieme alle relazioni che compongono sia la singola pagina web sia l’intero sito web. Come scrive Costantino Landino, l’esperto di cui ci siamo avvalsi per il Web Archiving dei nostri siti internet: “La natura effimera e dinamica dei siti web e dei social media, li espone al rischio sostanziale di perdersi. Le istituzioni preposte alla conservazione della memoria come archivi, biblioteche e musei oltre che le organizzazioni devono trovare soluzioni per garantire la conservazione e il riutilizzo a lungo termine dei contenuti web”.
I servizi di web archiving offerti rappresentano un unicum nel panorama nazionale
Le esperienze teoriche e pratiche, corroborate da pubblicazioni e articoli, permettono di offrire una soluzione in grado di rispondere alle esigenze di archiviazione dei contenuti web e della loro riuso.”
Solamente l’Archivio di Stato di Torino ha predisposto una sezione specifica sul proprio sito dove è possibile “tornare indietro” nelle precedenti versioni.
Se si vuole approfondire è possibile consultare due articoli sulla rivista on line Il Mondo degli Archivi dove sono indicati alcuni strumenti software per il web archiving: http://www.ilmondodegliarchivi.org/rubriche/archivi-digitali/650-strumenti-per-il-web-archiving-alcune-soluzioni e una descrizione del modello di lavoro utilizzato per il sito web dell’ICAR: http://ilmondodegliarchivi.org/component/content/article?id=462:conservare-consultare-e-navigare-il-recupero-del-vecchio-sito-icar
[1] Nel saggio La conservazione a lungo termine degli archivi digitali dello stato,pubblicato in Conservare il digitale, a cura di S. Pigliapoco, EUM Edizioni Università di Macerata 2010
