STRUTTURA ORGANIZZATIVA
La Soprintendenza è organizzata in 4 Aree funzionali (Unità Operative):
Organizzazione e funzionamento, Tutela archivistica, Tutela Bibliografica e Comunicazione, valorizzazione e fruizione. Queste sono presiedute da funzionari che ricoprono il ruolo di Responsabili di area e dirigono e
coordinano il personale assegnato ai vari servizi/uffici, a loro volta presieduti da un Coordinatore dell’area Assistenti, che se ne occupa in via prevalente, cui si affiancano eventualmente un Sostituto e uno o più
Addetti.
Soprintendente: Dott. Benedetto Luigi Compagnoni
Area funzionale (UO) Organizzazione e funzionamento
Responsabile: Maurizio Cruciani (P.O.)
Gestione delle attività amministrative connesse al funzionamento delle sedi; gestione del personale; rapporti con gli organi centrali e periferici del Ministero; gestione acquisti, bilancio e contabilità; gestioni gare, appalti e contratti; gestione delle attività connesse al PIAO, alla Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, ai monitoraggi; gestione delle risorse informatiche.
- Prevenzione della corruzione e Trasparenza e Performance
Raccolta dei dati e delle informazioni relative alle attività dell’ufficio, analisi e preparazione dei dati per l’inserimento nei portali informatici, raccolta di disposizioni e aggiornamenti normativi e procedurali sulla
materia, pubblicazione dati nei portali informatici e sul sito, monitoraggi Istat, attività connesse al PIAO e alla Prevenzione della corruzione e trasparenza, attività connesse all’Anagrafe Unica Stazioni Appaltanti,
raccolta dati per le relazioni della performance.
- Coordinatrice: Ylenia Petrucciano
- Sostituto: Francesco di Iorio (pubblicazione PAT tassi di assenza)
- Addetti: Maurizio Orlandini (rilevazioni SISTAN)
- Supporto ALES: Giordano Guerrieri (pubblicazione atti a rilevanza esterna)
- Personale e relazioni sindacali
Gestione giuridico-amministrativa del personale; visite medico-fiscali; predisposizione atti relativi alle materie pensionistiche; competenze accessorie del personale e gestione Cedolino Unico; gestione e
implementazione dei portali di settore: PERLAPA, EUROPAWEB, PASSWEB, NOIPA, SIAPWEB; attività informative e attività di formazione del personale; gestione amministrativa tirocini e collaboratori;
monitoraggi connessi al controllo di gestione; relazioni sindacali, attività connesse all’adozione e implementazione del Gender equality Plan, Buoni Pasto, Missioni.
- coordinatore: Francesco Di Iorio (Buoni Pasto, PERLAPA, EUROPAWEB, formazione, ferie e
missioni personale degli AAS)
- Sostituto: Elena Lume (EUROPAWEB, SIAPWEB)
- Addetti: Elisa Gasparroni (relazioni sindacali, compensi accessori al personale, controllo di
gestione), Ylenia Petrucciano (missioni e ferie per personale di Istituto), Maurizio Orlandini
(personale ALES), Elena Ragonese (Gender Equality Plan)
- Ispettori onorari
Istruttoria e predisposizione delle pratiche per la nomina degli ispettori archivistici onorari; tenuta indirizzario e scadenzario.
- Coordinatrice: Elena Lume
- Sostituti: Ylenia Petrucciano, Elisa Gasparroni
- Contabilità e bilancio
Programmazione spese di gestione; bilancio; contabilità ordinaria; monitoraggi programmazione lavori e spese; adempimenti fiscali; riscontro contabile; operatività Init e Sicoge; consulenza e supporto agli AAS
per contabilità, bilancio e adempimenti fiscali.
- Coordinatrice: Elisa Gasparroni
- Supporto Ales: Giordano Guerrieri (operatività Init e Sicoge, supporto tecnico finanziario per la programmazione spese di funzionamento, supporto amministrativo contabile per le pratiche di
finanziamento 8xmille etc., adempimenti fiscali, consulenza e supporto agli AAS per contabilità, bilancio e adempimenti fiscali)
- Gare, appalti e contratti
Supporto amministrativo e istruttoria gare, appalti e contratti; operatività MEPA
- Coordinatore: Francesco Di Iorio
- Sostituto: Elisa Gasparroni
- Addetti: Ylenia Petrucciano (Mepa)
- Supporto Ales: Giordano Guerrieri (supporto contabile)
- Ufficio del Consegnatario
Gestione risorse strumentali, beni mobili e beni di facile consumo delle sedi, con le funzioni relative di presa in carico e registrazione Init dei beni, rendicontazione, scarto, etc.
- Consegnatario: Elena Lume
- Vice Consegnatario: Ylenia Petrucciano
- Addetto: Gabriele De Dominicis (per la gestione del materiale e delle attrezzature informatiche)
- Gestione risorse informatiche
Gestione della rete e dei servizi informatici; gestione della rete interna; assistenza e consulenza per le apparecchiature informatiche; adeguamento software dei computer; controllo e utilizzo dei sistemi
informatici; amministrazione caselle di posta elettronica del personale, contatti con operatori economici per assistenza e forniture informatiche, consulenza per acquisti di materiale e attrezzature informatiche.
- Coordinatore: Gabriele De Dominicis (referente IT)
- Addetto: Maurizio Orlandini
- Servizi di logistica e Manutenzioni
- Coordinatore: Maurizio Orlandini
- Addetto: Andrea Bastianelli, Elisa Gasparroni (per supporto amministrativo e gestione rapporti con
proprietà della sede)
- Sicurezza e prevenzione
- Coordinatore per la Sicurezza: Elena Lume
- Preposto alla Sicurezza: Elena Lume
- Responsabile dei Lavoratori per la Sicurezza: Ylenia Petrucciano
Area funzionale (UO)Patrimonio archivistico
Responsabile: Luca Zen (P.O.)
Attività di tutela e vigilanza da esercitarsi sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi privati presenti sul territorio della Regione Marche ai sensi del D. Lgs 42/2004; programmazione e direzione degli interventi sui beni archivistici da eseguire con fondi statali.
- Tutela archivistica
Territori della Provincia di Pesaro e Urbino e del Comune di Ancona:
Responsabile: Rosangela Guerra
Territori della Provincia di Fermo e della Provincia di Macerata e del Comune di Ascoli Piceno:
Responsabile: Luca Zen
Territori della Provincia di Ancona e della Provincia di Ascoli Piceno esclusi i capoluoghi:
Responsabile: Eliana Peroni
Commercio Antiquario e attività di ausilio tecnico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC
per i beni archivistici
Attività di tutela e vigilanza relativa al commercio e attività di ausilio tecnico-scientifico di polizia
giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni archivistici per la Regione Marche
- Responsabili: Rosangela Guerra, Eliana Peroni e Luca Zen, in base alle rispettive competenze
territoriali di tutela.
- Gestione documentale
Gestione informatica dei documenti; Apertura fascicoli; determinazione dei flussi documentali; assegnazione e gestione dei crediti di accesso per il personale al protocollo elettronico; ogni altra attività
necessaria al più efficace funzionamento del protocollo in entrata e in uscita; gestione del passaggio dei fascicoli all’archivio di deposito, organizzazione dell’archivio di deposito comprese le attività periodiche
di selezione e di scarto dei documenti; versamento all’Archivio di Stato di Ancona.
- Responsabile per la gestione documentale: Luca Zen
- Focal Point: Rosangela Guerra
- Referente: Maurizio Orlandini
- Sostituto: Elena Lume (referente per la gestione dell’archivio tutela)
- Addetti: Francesco Di Iorio, Elisa Gasparroni, Ylenia Petrucciano
- Sistemi informativi archivistici e digitalizzazioni
Attività connesse alla gestione e implementazione dei portali archivistici nazionali
- Addetti: Gabriele De Dominicis, Elena Ragonese
- Consultazione archivi privati
Attività connesse alle richieste di consultazione di archivi privati tutelati.
- Coordinatore: Elena Lume
- Sostituti: Ylenia Petrucciano, Elisa Gasparroni
- Didattica (patrimonio archivistico)
Attività didattica in collaborazione con scuole e altri enti pubblici, tirocini.
- Responsabile: Rosangela Guerra
- Addetti: Ylenia Petrucciano
- Ricerca (patrimonio archivistico)
Coordinamento attività di ricerca dell’Istituto
- Responsabile: Luca Zen
- Addetti: Elena Lume, Elena Ragonese
- Area funzionale (U.O.) Patrimonio bibliografico
Responsabile: Rosangela Guerra (P.O.)
Attività di tutela e vigilanza da esercitarsi sulle biblioteche e beni bibliografici degli enti pubblici non statali e sulle biblioteche private presenti sul territorio della Regione Marche ai sensi del D. Lgs 42/2004; programmazione e direzione degli interventi sui beni bibliografici da eseguire con fondi statali.
- Tutela bibliografica
Responsabile per il territorio regionale: Rosangela Guerra
Commercio Antiquario e attività di ausilio tecnico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni librari
Attività di tutela e vigilanza relativa al commercio e attività di ausilio tecnico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni bibliografici per la Regione Marche.
Referente per il territorio regionale: Rosangela Guerra
- Biblioteca
Gestione della biblioteca di Istituto; schedatura pubblicazioni; operatività OPAC-SBN.
- Addette: Ylenia Petrucciano, Elena Ragonese
- Sistemi informativi bibliografici e digitalizzazioni
- Addetti: Gabriele De Dominicis, Elena Ragonese
- Didattica (patrimonio bibliografico)
Attività didattica in collaborazione con scuole e altri enti pubblici, tirocini.
- Addetti: Elena Lume, Elena Ragonese
- Ricerca (patrimonio bibliografico)
Coordinamento attività di ricerca dell’Istituto sul patrimonio bibliografico.
Responsabile: Luca Zen
- Addetti: Elena Lume, Elena Ragonese
- Area funzionale (U.O.) Comunicazione, valorizzazione, fruizione.
Responsabile: Eliana Peroni
Gestione della Comunicazione interna ed esterna, gestione delle attività di valorizzazione del patrimonio, incluso il coordinamento delle attività di valorizzazione degli Archivi di Stato marchigiani, organizzazione eventi, gestione della fruizione, accessibilità dei beni e servizi.
- Centralino ed accoglienza
Servizio centralino; controllo accessi e accoglienza
- Coordinatore: Elena Ragonese
- Sostituto: Elena Lume
- Addetti: Andrea Bastianelli (per accessi), il restante personale in base alla disponibilità.
- URP
Informazioni su servizi, istruttorie, procedimenti e funzionamento dell’amministrazione
- Referente: Elena Lume
- Sostituto: Elena Ragonese
- Addetti: Elisa Gasparroni, Ylenia Petrucciano
- Segreteria del Soprintendente
Gestione agenda del Soprintendente, rapporti con soggetti istituzionali e ministeriali, segreteria
CO.RE.PA.CU.
- Referente: Elena Lume
- Sostituto: Ylenia Petrucciano
- Coordinamento degli Archivi di Stato marchigiani
Gestione dei contatti con gli Archivi di Stato marchigiani, gestione delle sedi.
- Referenti: Maurizio Cruciani, Rosangela Guerra e Luca Zen, in base alle relative competenze,
amministrative o territoriali
- Addetti: Francesco Di Iorio; Gasparroni Elisa, Ylenia Peuìtrucciano
- Valorizzazione e Comunicazione
Gestione e aggiornamento sito web, social media, comunicati stampa; Organizzazione eventi; Segreteria organizzativa dell’Inter Pares Summer School di San Benedetto del Tronto; Sponsorizzazioni;
coordinamento delle attività di valorizzazione degli Archivi di Stato marchigiani.
- Addetti: Gabriele De Dominicis (social media, amministratore sito web, aggiornamento sito web per
la trasparenza, riprese fotografiche e videografiche, elaborazioni grafiche);
Elena Lume (aggiornamento sito web per la parte di tutela e per pubblicazione tassi di assenza, rapporti e comunicazioni istituzionali per gli eventi, Inter Pares, sponsorizzazioni, elaborazioni grafiche);
Ylenia Petrucciano (comunicati stampa, aggiornamento sito web per la trasparenza, Inter Pares)
Presso la Soprintendenza sono inoltre costituite le seguenti commissioni:
- Commissione di scarto dei Beni Mobili
-Membri: Benedetto Luigi Compagnoni, Maurizio Cruciani, Elena Lume.
- Commissione di sorveglianza sull’archivio della Soprintendenza archivistica e bibliografica delle
Marche:
Presidente: Benedetto Luigi Compagnoni
Segretario: Luca Zen
Membri: un rappresentante dell’Archivio di Stato di Ancona e un rappresentante della Prefettura di
Ancona.
Componenti della Sab-Marche dell’UCCR (Unità di Crisi Coordinamento regionale).
- Benedetto Luigi Compagnoni, Rosangela Guerra, Eliana Peroni, Luca Zen.
