Area funzionale (UO) Organizzazione e funzionamento
Responsabile: Maurizio Cruciani (P.O.)
Gestione delle attività amministrative connesse al funzionamento delle sedi; gestione del personale; rapporti con gli organi centrali e periferici del Ministero; gestione acquisti, bilancio e contabilità; gestioni gare, appalti e contratti; gestione delle attività connesse al PIAO, alla Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, ai monitoraggi; gestione delle risorse informatiche.
- Centralino ed accoglienza
Servizio centralino; controllo accessi e accoglienza.
- Addetti: Andrea Bastianelli e il restante personale, in base alla disponibilità
- Prevenzione della corruzione e Trasparenza
Raccolta dei dati e delle informazioni relative alle attività dell’ufficio, analisi e preparazione dei dati per l’inserimento nei portali informatici, raccolta di disposizioni e aggiornamenti normativi e procedurali sulla materia, pubblicazione dati nei portali informatici e sul sito, monitoraggi Istat, attività connesse al PIAO e alla Prevenzione della corruzione e trasparenza, attività connesse all’Anagrafe Unica Stazioni Appaltanti.
- Referente per la Prevenzione della corruzione e trasparenza: Maurizio Cruciani (RASA)
- Addetti: Elena Lume (aggiornamento sito web; rilevazione e pubblicazione sul PAT tassi di assenza), Luca Zen (rilevazione dati su provvedimenti a valore esterno), Ylenia Petrucciano (inserimento PAT), Maurizio Orlandini (rilevazioni SISTAN)
- Supporto Ales: Giordano Guerrieri (inserimento PAT)
- Personale e relazioni sindacali
Gestione giuridico-amministrativa del personale; visite medico-fiscali; predisposizione atti relativi alle materie pensionistiche; competenze accessorie del personale e gestione Cedolino Unico; gestione e implementazione dei portali di settore: PERLAPA, EUROPAWEB, PASSWEB, NOIPA; gestione informatica delle caselle di posta elettronica del personale; attività informative e attività di formazione del personale; monitoraggi connessi al controllo di gestione; relazioni sindacali.
- Referente: Maurizio Cruciani
- Addetti: Elena Lume (Europaweb), Maurizio Orlandini (NoiPA, referente buoni pasto).
- Contabilità e bilancio
Programmazione spese di gestione; bilancio; contabilità ordinaria; monitoraggi programmazione lavori e spese; riscontro contabile; operatività Init e Sicoge.
- Referente: Maurizio Cruciani (addetto a riscontro contabile)
- Supporto Ales: Giordano Guerrieri (anche per supporto tecnico finanziario per la programmazione investimenti)
- Gare, appalti e contratti
Supporto amministrativo e istruttoria gare, appalti e contratti; operatività MEPA
- Referente: Maurizio Cruciani
- Supporto Ales: Giordano Guerrieri
- Ufficio del Consegnatario
Gestione risorse strumentali, beni mobili e beni di facile consumo delle sedi, con le funzioni relative di presa in carico e registrazione Init dei beni, rendicontazione, scarto, etc.
- Consegnatario: Elena Lume
- Vice Consegnatario: Ylenia Petrucciano
- Gestione risorse informatiche
Gestione della rete e dei servizi informatici; gestione della rete interna; assistenza e consulenza per le apparecchiature informatiche; adeguamento software dei computer; controllo e utilizzo dei sistemi informatici; contatti con operatori economici per assistenza e forniture informatiche.
- Referente: Maurizio Cruciani
- Addetti: Maurizio Orlandini
- Salute, sicurezza e prevenzione
- Referente per la Sicurezza: Elena Lume
- Preposto alla Sicurezza: Elena Lume
- Commissione di scarto dei Beni Mobili
-Membri: Benedetto Luigi Compagnoni, Maurizio Cruciani, Elena Lume.
Area funzionale (UO)Patrimonio archivistico
Responsabile: Luca Zen
- Tutela archivistica
Attività di tutela e vigilanza previste dalla normativa vigente da esercitarsi sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi privati dichiarati ai sensi del D. Lgs 42/2004 presenti sul territorio della Regione Marche; programmazione e direzione degli interventi sui beni archivistici da eseguire con fondi statali.
Provincia di Ancona e provincia di Pesaro e Urbino: Referente Rosangela Guerra
Provincia di Ascoli Piceno, provincia di Fermo e provincia di Macerata: Referente Luca Zen
- Addetto: Elena Ragonese (supporto a istruttorie)
- Supporto Ales (per le sole attività di tutela): Alessandra Cesanelli
- Commercio Antiquario e attività di ausilio tecnico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni archivistici
Attività di tutela e vigilanza relativa al commercio e attività di ausilio tecnico-scientifico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni archivistici per la Regione Marche
- Referenti: Rosangela Guerra e Luca Zen, in base alle rispettive competenze territoriali di tutela.
- Supporto Ales: Alessandra Cesanelli
- Gestione documentale
Gestione informatica dei documenti; Apertura fascicoli; determinazione dei flussi documentali; assegnazione e gestione dei crediti di accesso per il personale al protocollo elettronico; ogni altra attività necessaria al più efficace funzionamento del protocollo in entrata e in uscita; gestione del passaggio dei fascicoli all’archivio di deposito, organizzazione dell’archivio di deposito comprese le attività periodiche di selezione e di scarto dei documenti; versamento all’Archivio di Stato di Ancona.
- Responsabile per la gestione documentale: Luca Zen
- Focal Point: Rosangela Guerra
- Addetti: Elena Lume, Maurizio Orlandini, Ylenia Petrucciano
- Supporto Ales: Alessandra Cesanelli
- Sistemi informativi archivistici e digitalizzazioni
Attività connesse alla gestione e implementazione dei portali archivistici nazionali
- Referente: Luca Zen (Referente SIUSA per gli Archivi)
- Addetti: Rosangela Guerra, Elena Lume
- Supporto Ales: Alessandra Cesanelli
- Ispettori onorari (patrimonio archivistico)
Istruttoria e predisposizione delle pratiche per la nomina degli ispettori archivistici onorari; tenuta indirizzario e scadenzario.
- Referente: Luca Zen
- Addetti: Elena Lume
- Servizi didattici (patrimonio archivistico)
Attività didattica in collaborazione con scuole e altri enti pubblici.
- Referente: Rosangela Guerra
- Addetti: Luca Zen, Elena Lume
- Supporto Ales: Alessandra Cesanelli
- Ricerca (patrimonio archivistico)
Coordinamento attività di ricerca dell’Istituto
- Referente: Luca Zen
- Addetti: Rosangela Guerra
- Supporto Ales: Alessandra Cesanelli
- Commissione di sorveglianza sull’archivio della Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche:
Presidente: Benedetto Luigi Compagnoni
Segretario: Luca Zen
Membri: un rappresentante dell’Archivio di Stato di Ancona e un rappresentante della Prefettura di Ancona.
Area funzionale (U.O.) Patrimonio bibliografico
Responsabile: Rosangela Guerra
- Tutela bibliografica
Attività di tutela e vigilanza previste dalla normativa vigente da esercitarsi sulle biblioteche e beni bibliografici degli enti pubblici non statali e sulle biblioteche private dichiarate ai sensi del D. Lgs 42/2004 presenti sul territorio della Regione Marche; programmazione e direzione degli interventi sui beni bibliografici da eseguire con fondi statali.
- Referente: Rosangela Guerra
- Commercio Antiquario e attività di ausilio tecnico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni librari
Attività di tutela e vigilanza relativa al commercio e attività di ausilio tecnico di polizia giudiziaria e consulenza tecnica al NTPC per i beni bibliografici per la Regione Marche.
- Referente: Rosangela Guerra
- Biblioteca
Gestione della biblioteca di Istituto; schedatura pubblicazioni; operatività OPAC-SBN.
- Referente: Rosangela Guerra
- Addetti: Elena Lume, Elena Ragonese
- Sistemi bibliografici e digitalizzazioni
- Referente: Rosangela Guerra
- Addetti: Elena Lume
- Ispettori onorari (patrimonio bibliografico)
Istruttoria e predisposizione delle pratiche per la nomina degli ispettori bibliotecari onorari; tenuta indirizzario e scadenzario.
- Referente: Rosangela Guerra
- Addetti: Elena Lume
- Servizi didattici (patrimonio bibliografico)
Attività didattica in collaborazione con scuole e altri enti pubblici.
- Referente: Rosangela Guerra
- Addetti: Elena Lume
- Ricerca (patrimonio bibliografico)
Coordinamento attività di ricerca dell’Istituto sul patrimonio bibliografico.
Referente: Rosangela Guerra
Area funzionale (U.O.) Comunicazione e valorizzazione
Responsabile: Benedetto Luigi Compagnoni
- Comunicazione, Valorizzazione, mostre ed eventi culturali
Gestione e redazione sito web, social media, comunicati stampa; Organizzazione eventi; segreteria organizzativa dell’InterPARES Summer School di San Benedetto del Tronto; Sponsorizzazioni.
- Referente: Lume Elena
- Addetti: Ylenia Petrucciano
- URP
Informazioni su servizi, istruttorie, procedimenti e funzionamento dell’amministrazione
- Referente: Luca Zen
- Addetti: Elena Lume, responsabili dei vari servizi in base alle competenze.
Squadra addetta alla prevenzione degli incendi e alla gestione delle emergenze e del primo soccorso
Responsabile gestione emergenza: Luca Zen
Vice Responsabile dell’emergenza: Maurizio Cruciani
Addetto al Posto di chiamata: Elena Lume
Addetto all’emergenza in caso di spegnimento/evacuazione: Elena Lume
Addetto all’emergenza in caso di primo soccorso: Maurizio Cruciani
Addetto alla disattivazione delle forniture energetiche: Maurizio Cruciani
Addetti per l’emergenza pe accompagnamento disabili: Elena Lume, Maurizio Orlandini
