I privati proprietari di beni archivistici dichiarati di interesse storico particolarmente importante possono farne donazione all’Amministrazione archivistica.
Procedura per la donazione di archivi o singoli documenti
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Trasmissione all’Archivio di Stato beneficiario di una nota nella quale il proprietario dell’archivio o dei documenti manifesti la volontà della donazione, riporti le proprie generalità e codice fiscale e dichiari la piena proprietà e libera disponibilità del bene e il suo valore economico. La nota deve contenere anche l’indicazione che il proponente è conscio delle conseguenze che possono derivargli in caso di dichiarazioni non veritiere (artt. 75 e 76 del DPR n. 445/2000). Deve, inoltre, essere sottoscritta, corredata da copia di documento di identificazione e accompagnata dall’elenco di consistenza della documentazione. Se la donazione non è di modico valore (inteso intorno ai 10.000,00 euro), deve essere inviata anche la dichiarazione di consenso alla donazione da parte di eventuali eredi;
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Trasmissione da parte dell’Archivio di Stato della nota pervenuta alla Soprintendenza archivistica e bibliografica competente territorialmente, affinché quest’ultima possa effettuare l’istruttoria, di legittimità e di merito, verificando la correttezza dei dati presentati dal proponente la donazione, l’interesse culturale e il valore economico dell’archivio
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Trasmissione da parte della Soprintendenza degli esiti dell’istruttoria alla Direzione generale archivi-Servizio II e comunicazione al proprietario che gli atti sono stati inviati alla Direzione di cui sopra per l’accettazione della donazione;
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Comunicazione da parte dell’Archivio di Stato alla Soprintendenza, alla Direzione generale archivi e, per conoscenza, al proponente la donazione, della disponibilità dello spazio presso la propria sede;
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Emissione del provvedimento che autorizza la donazione da parte Direzione generale archivi, da notificare al proprietario;
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Stipulazione, da parte del direttore dell’Archivio di Stato e del donante, alla presenza di due testimoni, di un contratto con la forma dell’atto pubblico e trasmissione di una copia di tale atto alla Direzione generale archivi. Ai sensi della legge n. 512/1982 l’atto può essere stipulato anche dall’ufficiale rogante esistente presso l’Archivio di Stato. La registrazione dell’atto pubblico è gratuita, ai sensi del d.lgs. n. 346/1990, artt. 3 e 55. Se il valore dell’archivio è modico è sufficiente un atto formale del direttore dell’Archivio di Stato di accettazione della proposta di donazione.
Normativa di riferimento: CC, artt. 782 e 783; L. 2.8.1982, n. 512, art. 8; D.lgs. n. 346/1990, artt. 3 e 55; D.P.R. n. 445/2000, artt. 75 e 76
Termini previsti: Procedura ordinaria: 90 gg
Casi di modico valore: 55 gg.
