Lo spostamento, anche temporaneo degli archivi storici e di deposito è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs 42/2004, art. 21, c. 1, lettera b). Anche il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale, sia che comporti o non comporti uno spostamento, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs cit.,art. 21, c. 1, lettera e).
La disposizione si applica anche:
• all'affidamento a terzi dell'archivio (outsourcing), ai sensi del d.lgs cit., art. 21, c. 1, lettera e
• al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell'ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.
Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene. Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore dell'archivio, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene (d.lgs cit., art. 21, c. 2).
- Caratteristiche tecniche dei locali da adibire ad archivio di deposito (a cura dell'Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture - AV
- Consulta anche Information and documentation - Document storiage requirements for archive and library materials (International Standard ISO 11799, 2003-09-15)
Riferimenti normativi: D.lgs. 22.1.2004, n. 42, art. 21, cc. 1 (lettere b, e), 2 e 3.
Termini previsti:
Trasferimento di complessi organici di documentazione di archivi vigilati - 60 gg.
Misure per lo spostamento di beni archivistici, in conseguenza del trasferimento di sede o di dimora del detentore - 180 gg.
