Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche

1. Tutela dei beni archivistici

La Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche

• e Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, quali uffici di livello dirigenziale non generale sono articolazioni periferiche della Direzione generale Archivi; esse, provvedono alla tutela e alla valorizzazione dei beni archivistici nel territorio di competenza, anche avvalendosi del personale degli Archivi di Stato operanti nel medesimo territorio, e coordinano l’attività degli Archivi di Stato, che non costituiscono uffici dirigenziali, operanti nel territorio di competenza, anche rilevandone i fabbisogni allocativi. Esse provvedono altresì alla tutela e alla valorizzazione dei beni librari nel territorio di competenza, fatto salvo quanto previsto, nelle Regioni a statuto speciale e nelle Province autonome di Trento e Bolzano, dai rispettivi statuti e dalle relative norme di attuazione, anche con riferimento alla legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3. 2. In particolare, il Soprintendente archivistico e bibliografico: a) svolge, sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla competente Direzione generale, attività di tutela dei beni archivistici e librari presenti nell’ambito del territorio di competenza nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati, ivi inclusi i soggetti di cui all’articolo 44-bis del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; b) sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla competente Direzione generale, definisce gli standard qualitativi per le attività di gestione, valorizzazione, comunicazione e promozione svolte dagli Archivi di Stato operanti nel territorio di competenza, inclusi gli uffici di livello dirigenziale non generale, assicurando attraverso adeguate forme di coordinamento l’omogeneità di servizi erogati; c) tutela gli archivi, anche correnti, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali e locali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico; d) rivendica archivi e singoli documenti dello Stato; e) dispone la custodia coattiva dei beni librari in istituti pubblici territorialmente competenti e dei beni archivistici negli Archivi di Stato competenti al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell’articolo 43, comma 1, del Codice; f) procede, ai sensi dell’articolo 19 del Codice, a ispezioni volte ad accertare l’esistenza e lo stato di conservazione o di custodia dei beni di competenza, anche con riguardo agli archivi correnti e di deposito e ai singoli documenti degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato che si trovano fuori dagli Archivi di Stato;

  g) istruisce i procedimenti concernenti le sanzioni ripristinatorie e pecuniarie previste dal Codice, per la violazione delle disposizioni in materia di beni archivistici e librari, ai fini dell’adozione dei relativi provvedimenti da parte del Direttore generale competente; h) attua, sulla base delle indicazioni tecniche e scientifiche della competente Direzione generale, le operazioni di censimento e descrizione dei beni archivistici nell’ambito del territorio di competenza e cura l’inserimento e l’aggiornamento dei dati nei sistemi informativi nazionali; i) svolge le istruttorie e propone al Direttore generale Archivi i provvedimenti di autorizzazione al prestito per mostre o esposizioni di beni archivistici, di autorizzazione all’uscita temporanea per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale, di acquisto coattivo all’esportazione, di espropriazione, ai sensi, rispettivamente, degli articoli 48, 66, 70, 95 e 98 del Codice; j) fornisce supporto agli enti pubblici nella elaborazione dei manuali di gestione e conservazione dei documenti; k) organizza e svolge attività di formazione anche avvalendosi delle Scuole di Specializzazione istituite presso gli Archivi di Stato; può sottoscrivere, anche per fini di didattica, convenzioni con enti pubblici e privati, previa autorizzazione del Direttore generale Archivi; l) promuove la costituzione di poli archivistici nel territorio di competenza, anche al fine di ottimizzare sul piano economico e funzionale le sedi archivistiche e le risorse assegnate; m)promuove la conoscenza e la fruizione degli archivi e sottoscrive, secondo gli indirizzi generali impartiti dalla direzione generale centrale competente, convenzioni con enti pubblici e istituti di studio e ricerca per fini di tutela e di valorizzazione; n) svolge le funzioni di ufficio esportazione; o) svolge le funzioni di stazione appaltante in relazione agli interventi da effettuarsi con fondi pubblici sui beni culturali in consegna o presenti nel territorio di competenza, che non siano di competenza degli altri uffici periferici del Ministero, per l’affidamento di lavori e l’acquisto di beni e servizi nell’ambito delle procedure del decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36, e nei limiti delle soglie del sistema di qualificazione delle stazioni appaltanti definiti dalla vigente normativa. 3. Con riferimento alle funzioni di tutela dei beni librari, le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche dipendono funzionalmente dalla Direzione generale Biblioteche e istituti culturali e possono avvalersi del personale delle Biblioteche statali. Nella Regione Trentino Alto Adige, la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Veneto e del Trentino Alto Adige svolge esclusivamente funzioni in materia di beni archivistici. 4. Le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche sono articolate in almeno tre aree funzionali, riguardanti rispettivamente: l’organizzazione e il funzionamento; il patrimonio archivistico; il patrimonio bibliografico.

 
2. Tutela dei beni librari non statali

In base allo stesso art. 6 del D.M. 270 del 5 settembre 2024, la sab marche provvede altresì “alla tutela e alla valorizzazione dei beni librari nel territorio di competenza, fatto salvo quanto previsto, nelle Regioni a statuto speciale e nelle Province autonome di Trento e Bolzano, dai rispettivi statuti e dalle relative norme di attuazione, anche con riferimento alla legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3.”

L' attività di vigilanza e tutela viene svolta, nell'ambito del territorio di competenza, su beni bibliografici appartenenti a:

• enti pubblici territoriali (Regione, Province, Comuni);
• enti pubblici autonomi (tra questi sono qualificate le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative e le istituzioni universitarie (art.1 comma 2, del D.lgs 30 marzo 2001, n. 165 e successive modificazioni e integrazioni);
• enti e istituzioni ecclesiastiche (a seguito dell'intesa stipulata, il 26 gennaio 2005, tra il Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza episcopale italiana, relativa alla tutela dei beni culturali di interesse religioso appartenenti a enti e istituzioni ecclesiastiche);
• soggetti privati, sia enti che persone fisiche, dichiarati di eccezionale interesse culturale (ai sensi dell'art.10 comma 3 lett. c).

  Attività istruttorie:

• accertamento e dichiarazione dell’ “eccezionale interesse culturale” per le raccolte bibliografiche (ai sensi dell'art.10 comma 3 lett. c) e del "carattere di rarità e pregio” per manoscritti, autografi, carteggi, incunaboli, stampe, ecc. (ai sensi dell'art. 10 c. 4, lettera c, d, e ) artt. 13-15;
• disposizione di ispezioni volte ad accertare l’esistenza e lo stato di conservazione e custodia di beni bibliografici (art. 19);
• verifica dell’idoneità di sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte bibliografiche di enti pubblici e di privati di eccezionale interesse culturale;
• autorizzazione allo spostamento, anche temporaneo, di beni bibliografici (art. 21, comma 1, lett. b);
• autorizzazione allo scarto del materiale bibliografico (art. 21, comma 1  lett. d);
• autorizzazione, su presentazione di un progetto, all’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (catalogazione, digitalizzazione, interventi di manutenzione conservativa, restauro  ecc...) ed approvazione delle professionalità che eseguono gli interventi, con eventuale prescrizione di disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto (artt. 21; 31- 33);
• proposta alla Direzione generale Biblioteche e Istituti Culturali della custodia coattiva di beni librari di cui è stato verificato il rischio di dispersione o di distruzione (art. 43);
• autorizzazione al prestito di  beni librari in occasione di mostre e manifestazioni culturali all’interno del territorio nazionale (art. 48);
• formulazione di proposte per l’esercizio del diritto di prelazione (artt. 60-62);
• controlli sul commercio antiquario specie in occasione di aste, mostre mercato e verifica dei cataloghi del materiale bibliografico posto in vendita e accertamento di presumibile interesse culturale di beni bibliografici appartenenti, a qualsiasi titolo, a privati (art. 63);
• adozione di misure urgenti di salvataggio e recupero di beni bibliografici in caso di calamità naturali;
• collaborazione con il  Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri.

Non rientrano nelle competenze della Soprintendenza i procedimenti relativi alla circolazione internazionale dei beni (importazione e esportazione), per la quale ci si potrà rivolgere agli uffici di Esportazione del Mibact senza alcun obbligo di territorialità.

Nella sezione Beni Librari sono disponibili informazioni e modulistica dedicata ai principali interventi:

• accertamento interesse culturale;
• scarto;
• prestito mostre e manifestazioni culturali;
• restauro.