Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche

1. Tutela dei beni archivistici

La Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche

• svolge, sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla Direzione generale Archivi e in applicazione del Codice dei beni culturali e del paesaggio, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni, attività di tutela dei beni archivistici presenti nell'ambito del territorio di competenza nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati, ivi inclusi i soggetti di cui all'articolo 44-bis del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni;
• accerta e dichiara l'interesse storico particolarmente importante di archivi e singoli documenti appartenenti a privati;
• tutela gli archivi, anche correnti, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali e locali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico, e rivendica archivi e singoli documenti dello Stato;
• dispone la custodia coattiva dei beni archivistici negli Archivi di Stato competenti al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell'articolo 43, comma 1;
• istruisce i procedimenti concernenti le sanzioni ripristinatorie e pecuniarie previste dal Codice per la violazione delle disposizioni in materia di beni archivistici, ai fini dell'adozione dei relativi provvedimenti da parte del Direttore generale Archivi, ai sensi dell'articolo 21, comma 2, lettera o);
• attua, sulla base delle indicazioni tecniche e scientifiche della Direzione generale Archivi, le operazioni di censimento e descrizione dei beni archivistici nell'ambito del territorio di competenza e cura l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nei sistemi informativi nazionali;
• svolge le istruttorie e propone al Direttore generale Archivi i provvedimenti di autorizzazione al prestito per mostre o esposizioni di beni archivistici, di autorizzazione all'uscita temporanea per manifestazioni, mostre o esposizioni d'arte di alto interesse culturale, di acquisto coattivo all'esportazione, di espropriazione, ai sensi, rispettivamente, degli articoli 48, 66, 70 e 95;
• fornisce assistenza agli enti pubblici e ad altri soggetti proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse storico particolarmente importante nella formazione dei massimari e manuali di classificazione e conservazione dei documenti, nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e gestione della documentazione;
• collabora con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi, a seguito dell’Intesa stipulata con la Conferenza episcopale italiana (dPR 189/2000);
• dispone ispezioni volte ad accertare lo stato di conservazione e di custodia dei beni (art. 19) nonché l’idoneità delle sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte pubbliche o private dichiarate di eccezionale interesse;
• organizza e svolge attività di formazione degli addetti agli archivi per le Regioni, gli enti territoriali e locali e altri enti pubblici;
• promuove la costituzione di poli archivistici, in collaborazione con le amministrazioni pubbliche presenti nel territorio di competenza, per il coordinamento dell'attività di istituti che svolgono funzioni analoghe e al fine di ottimizzare l'impiego di risorse e razionalizzare l'uso degli spazi;
• autorizza, su presentazione di un progetto, l’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (comprese anche le autorizzazioni relative ai progetti di riordinamento ed inventariazione, digitalizzazione e restauro di archivi e documenti), verifica le professionalità che eseguono gli interventi e, se necessario, prescrive disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto (artt. 21 e 31-33);
• collabora con il Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri e con gli Uffici doganali;
• promuove la conoscenza e la fruizione degli archivi e sottoscrive, secondo gli indirizzi generali impartiti dalla Direzione generale Archivi, convenzioni con enti pubblici e istituti di studio e ricerca per fini di tutela e di valorizzazione.

 
2. Tutela dei beni librari non statali

A seguito delle modifiche introdotte all'art. 5 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/20014) dal DL del 19 giugno 2015, n. 78 convertito, con modificazioni, in L. 6 agosto 2015 n. 125, le funzioni di tutela del patrimonio bibliografico non statale, precedentemente attribuite alle Regioni, sono state riassegnate allo Stato. Con il Decreto Ministeriale 23 gennaio 2016, n. 44 (Riorganizzazione del ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo), art. 5 è stato stabilito che le Soprintendenze archivistiche svolgono le funzioni, di cui all'art. 36 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri n. 171 del 2014, anche in materia di beni librari. Conseguentemente le Soprintendenze archivistiche assumono la denominazione di Soprintendenze archivistiche e bibliografiche e dipendono funzionalmente per le competenze su detti beni librari dalla Direzione generale Biblioteche.

L' attività di vigilanza e tutela viene svolta, nell'ambito del territorio di competenza, su beni bibliografici appartenenti a:

• enti pubblici territoriali (Regione, Province, Comuni);
• enti pubblici autonomi (tra questi sono qualificate le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative e le istituzioni universitarie (art.1 comma 2, del D.lgs 30 marzo 2001, n. 165 e successive modificazioni e integrazioni);
• enti e istituzioni ecclesiastiche (a seguito dell'intesa stipulata, il 26 gennaio 2005, tra il Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza episcopale italiana, relativa alla tutela dei beni culturali di interesse religioso appartenenti a enti e istituzioni ecclesiastiche);
• soggetti privati, sia enti che persone fisiche, dichiarati di eccezionale interesse culturale (ai sensi dell'art.10 comma 3 lett. c).

  Attività istruttorie:

• accertamento e dichiarazione dell’ “eccezionale interesse culturale” per le raccolte bibliografiche (ai sensi dell'art.10 comma 3 lett. c) e del "carattere di rarità e pregio” per manoscritti, autografi, carteggi, incunaboli, stampe, ecc. (ai sensi dell'art. 10 c. 4, lettera c, d, e ) artt. 13-15;
• disposizione di ispezioni volte ad accertare l’esistenza e lo stato di conservazione e custodia di beni bibliografici (art. 19);
• verifica dell’idoneità di sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte bibliografiche di enti pubblici e di privati di eccezionale interesse culturale;
• autorizzazione allo spostamento, anche temporaneo, di beni bibliografici (art. 21, comma 1, lett. b);
• autorizzazione allo scarto del materiale bibliografico (art. 21, comma 1  lett. d);
• autorizzazione, su presentazione di un progetto, all’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (catalogazione, digitalizzazione, interventi di manutenzione conservativa, restauro  ecc...) ed approvazione delle professionalità che eseguono gli interventi, con eventuale prescrizione di disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto (artt. 21; 31- 33);
• proposta alla Direzione generale Biblioteche e Istituti Culturali della custodia coattiva di beni librari di cui è stato verificato il rischio di dispersione o di distruzione (art. 43);
• autorizzazione al prestito di  beni librari in occasione di mostre e manifestazioni culturali all’interno del territorio nazionale (art. 48);
• formulazione di proposte per l’esercizio del diritto di prelazione (artt. 60-62);
• controlli sul commercio antiquario specie in occasione di aste, mostre mercato e verifica dei cataloghi del materiale bibliografico posto in vendita e accertamento di presumibile interesse culturale di beni bibliografici appartenenti, a qualsiasi titolo, a privati (art. 63);
• adozione di misure urgenti di salvataggio e recupero di beni bibliografici in caso di calamità naturali;
• collaborazione con il  Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri.

Non rientrano nelle competenze della Soprintendenza i procedimenti relativi alla circolazione internazionale dei beni (importazione e esportazione), per la quale ci si potrà rivolgere agli uffici di Esportazione del Mibact senza alcun obbligo di territorialità.

Nella sezione Beni Librari sono disponibili informazioni e modulistica dedicata ai principali interventi:

• accertamento interesse culturale;
• scarto;
• prestito mostre e manifestazioni culturali;
• restauro.